Utilisation de la fonctionnalité d'acquisition de talents dans Whoz : obligations en matière de confidentialité et bonnes pratiques – Whoz Knowledge Center

Avertissement

Les informations fournies sur ce site web ne constituent pas, et ne sont pas destinées à constituer, un conseil juridique ; au contraire, toutes les informations, contenus et matériels disponibles sur cette page sont uniquement à des fins d'information générale. Ils ne doivent pas être utilisés ou considérés comme un substitut à un conseil spécifique adapté à des circonstances particulières et ne sont pas destinés à être utilisés par vous pour prendre (ou s'abstenir de prendre) des décisions spécifiques. Nous recommandons de consulter un avocat qualifié avant d'entreprendre ou de s'abstenir de toute action. En lisant ce qui suit, vous acceptez que, dans aucune circonstance, Whoz ne pourra être tenu responsable de toute perte ou dommage direct, indirect, accidentel ou autre résultant de votre mise en œuvre spécifique de toute information fournie ci-dessous.

Vue d'ensemble

La fonctionnalité de Talent Acquisition (Système de Suivi des Candidats – ATS) fournie par Whoz permet aux utilisateurs de stocker et de suivre les informations relatives aux candidats et aux talents sourcés. Bien que cette fonctionnalité puisse soutenir vos opérations de recrutement, il est important de noter que vous restez entièrement responsable, en tant que responsable de traitement, de garantir que votre utilisation de l'ATS est conforme aux lois de protection des données applicables, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Conformément à nos obligations en tant que sous-traitant au titre de l'Article 28 du RGPD, nous vous fournissons ces informations pour vous alerter des risques potentiels de non-conformité lors de l'utilisation de cette fonctionnalité sans gouvernance interne appropriée.

Ce document résume les principales obligations au titre du RGPD, telles qu'interprétées notamment par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), notre autorité de supervision principale. Il vous appartient de déterminer si les réglementations nationales du pays où vous opérez, ou où se trouvent vos candidats, imposent des exigences supplémentaires ou différentes.

Obligations Clés de Conformité pour les Données des Candidats

1. Information au Moment de la Collecte des Données

Vous devez informer tous les candidats dont vous collectez les données — directement ou indirectement — des éléments suivants :

Votre identité en tant que responsable de traitement
Les finalités du traitement (par exemple, recrutement, opportunités professionnelles futures)
La base légale du traitement
Les destinataires des données (le cas échéant)
La durée de conservation des données
Les droits de la personne concernée (accès, rectification, effacement, etc.)
Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de supervision

Ces informations doivent être fournies au moment de la collecte ou, si les données sont obtenues d'une autre source, au plus tard un mois après la collecte. Elles peuvent être rendues accessibles, par exemple, via votre page de carrières.

Vous devez établir une politique de protection des données des candidats claire et accessible, disponible au moment de la collecte des données, qui couvre les informations susmentionnées.

2. Consentement pour l'Inclusion dans une Base de CV

Si vous souhaitez conserver les données des candidats pour de futures opportunités de recrutement au-delà du processus de recrutement en cours, vous devez obtenir le consentement du candidat.

Le consentement doit être :

Librement donné
Spécifique et éclairé
Explicite, le cas échéant

Cela s'applique particulièrement aux bibliothèques de CV ou viviers de talents utilisés pour les futures campagnes de recrutement.

3. Conservation et Suppression des Données des Candidats

Conformément aux recommandations de la CNIL (Guide Recrutement, septembre 2023), les données personnelles relatives aux candidats doivent être :

Supprimées après 2 ans d'inactivité, sauf si le candidat a consenti à une période de conservation plus longue
Supprimées plus tôt si le candidat le demande
Stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement au personnel autorisé

Nos Responsables de Success Client sont disponibles pour discuter des possibilités d'automatisation.

Ce que vous devez faire

Examiner vos pratiques actuelles et identifier les éventuelles lacunes dans les informations des candidats, la collecte de consentement ou la conservation des données
Veiller à ce que vos équipes fournissent les avis appropriés au moment de la collecte des données des candidats (y compris pour les candidats sourcés)
Collecter et enregistrer le consentement pour toute conservation à long terme dans une bibliothèque de CV
Supprimer les enregistrements de candidats obsolètes et mettre en place des rappels manuels ou des points de révision pour assurer des mises à jour régulières
Si votre établissement principal est en France, assurez-vous que votre utilisation de la section ATS dans Whoz est conforme aux recommandations publiées par la CNIL dans son Guide Recrutement (septembre 2023)